Asistente Administrativo

OAS Office in Bolivia/Oficina de la OEA en Bolivia

Tenga en cuenta que la OEA no patrocina autorizaciones de permisos de trabajo en Bolivia para este puesto y, por lo tanto, quienes soliciten deben ser nacionales de Bolivia o estar autorizados para trabajar en el país.

Responsabilidades Técnicas/Administrativas:

• Identificar y resolver problemas e incidentes de carácter administrativo y determinar las acciones pertinentes.
• Dentro del ámbito de la autoridad que se le delegue y en caso de necesidad, asumir el control de las operaciones de la Oficina cuando el/la Representante esté ausente (por vacaciones, licencia especial, etc.), manteniéndose al tanto de los principales asuntos de trabajo del/ de la Representante y de la Oficina, familiarizándose con la agenda y misión de esta última, y seguir correctamente las directrices y reglas de operación pertinentes.
• Ayudar en la recopilación de datos y preparación de informes (por ejemplo, informes de avance, ejecución de proyectos en el país, informes anuales de actividades de la Oficina), asegurando su entrega oportuna a la sede. Intercambiar información para conseguir datos pertinentes; preparar correspondencia de rutina, así como informes de estado de acciones administrativas.
• Ayudar en la preparación de información para difusión pública colaborando con terceros (por ejemplo, los medios de comunicación) y dando seguimiento, cuando sea necesario, para garantizar resultados positivos.
• Ayudar en la gestión del Programa de Becas de la OEA, lo cual incluye, pero no se limita al seguimiento de las solicitudes procesadas, asegurándose de que los datos estén completos y se tengan los documentos de respaldo, así como enviar las solicitudes a la sede de la OEA, con apego estricto a los plazos de cada etapa del proceso.

Responsabilidades Financieras y Contables:

• Llevar libros y registros contables, lo cual incluye, pero no se limita a la clasificación y registro de transacciones financieras y la conciliación de cuentas de fondos asignados al mantenimiento de la Oficina y proyectos de campo.
• Calcular y pagar cuentas/facturas (subsidios, reclamos de gastos de viajes locales de expertos, consultores, proveedores de proyectos, etc.), lo que incluye, pero no se limita a la verificación de los propósitos de los gastos, la precisión de los cálculos y las correspondientes autorizaciones de las asignaciones conforme al presupuesto de la oficina y al Departamento de Servicios de Gestión Financiera y Administrativa (DSGFA). Asegurar que todos los registros y autorizaciones sean conservados de manera sistemática y organizada.
• Servir de enlace con las instituciones bancarias en el territorio del Estado Miembro en donde se encuentre la Oficina de la OEA con la finalidad de procurar estados de cuenta, tipos de cambio, modificaciones a procedimientos y lo relacionado con el mantenimiento de cuentas para reconciliar libros y datos financieros del banco local.
• Ayudar en el monitoreo de cuentas de proyectos preparando datos para estimaciones de costos y desembolsos relacionados con proyectos de campo. Actualizar periódicamente los registros de desembolsos de proyectos de campo, verificando su precisión conforme al registro mensual consolidado de la sede.
• Proporcionar información sobre asuntos financieros y presupuestarios; monitorear la disponibilidad de fondos y las actividades de varios proyectos elaborando propuestas de costos, así como recopilando y resumiendo datos.
• Coordinar, preparar y analizar todas las solicitudes de carácter financiero tomando como base los fondos disponibles, asegurándose de que se ajusten al presupuesto, procurar las autorizaciones y aprobaciones pertinentes; dar el seguimiento adecuado con otras oficinas de la OEA, según sea el caso, así como originar y revisar toda la correspondencia relacionada con asuntos presupuestarios y financieros.

Otras Responsabilidades:

• Establecer y preservar vínculos con una amplia gama de empleados en todos los niveles; obtener antecedentes y documentos sobre recursos humanos y cuestiones presupuestarias y financieras.
• Coordinar la agenda del/de la Representante (reuniones, viajes, etc.); realizar los preparativos correspondientes para reuniones con visitantes de alto rango, funcionarios de gobierno y otros; contestar llamadas telefónicas y canalizar las consultas sobre actividades de la Oficina; hacer los arreglos para recepciones organizadas por la Oficina.
• Ayudar al/a la Representante en la preparación de reuniones, lo cual incluye, pero no se limita a la procuración de datos y preparación de resúmenes, atender las necesidades de personal y tomar notas, etc.
• Preparar traducciones informales y acompañarlas de la información básica necesaria. Dar seguimiento a la correspondencia para asegurar que se hayan tomado las medidas pertinentes, y asegurar que tal correspondencia sea archivada correctamente.
• Preservar y cerciorarse de que los archivos de la Oficina (documentos políticos, confidenciales, generales y bases de datos) estén organizados y al día.
• Organizar la compra de suministros y equipos de oficina ya sea de proveedores locales o a través del Departamento de Compras (DP) en la sede, para así garantizar la continuidad del funcionamiento de la Oficina.
• En coordinación con el/la Representante, supervisar el trabajo del personal subalterno (por ejemplo, oficinista/mensajero/chófer); orientar y supervisar a los contratistas a corto plazo sobre el funcionamiento de la oficina.
• Realizar otras funciones que le puedan ser asignadas, incluido el apoyo a otras dependencias de la OASG, reemplazo o respaldo a otros empleados.

Requerimientos:

Educación y experiencia:

Esencial:
Educación secundaria o capacitación Comercial/Técnica y 7 años de experiencia en funciones administrativas o secretariales O entrenamiento avanzado y 5 años de experiencia relevante.

Deseable
: Conocimiento o disposición para conocer los mandatos y prioridades de la OEA, relacionadas con el área de trabajo o la dinámica de la agenda y sistema interamericano.

Conocimientos de computación: Habilidad para trabajar usando efectivamente Microsoft Office (Por Ejemplo, Outlook, Word y Excel avanzado), conocimiento del uso de Oracle u otro sistema similar para la gestión financiera y otros programas aplicables al área de trabajo.

Idiomas
:

Esencial
: Excelente dominio del idioma del lugar de destino (Español) y conocimiento básico de otra de las lenguas oficiales de la OEA: Inglés, Francés, Portugués. Examen de idioma será requerido.

Deseable
: Conocimiento intermedio de Inglés, Francés y Portugués

Competencias personales
: Habilidades de comunicación demostradas (verbales y escritas); tacto, discreción y diplomacia, habilidades de presentación.

La SG/OEA promueve la igualdad, diversidad e inclusión. Asimismo, la SG/OEA, de conformidad con sus normas y regulaciones está comprometida a proporcionar igualdad de oportunidades de empleo, consiguiendo un personal diverso, y tendrá en cuenta una amplia representación geográfica, así como la equidad e igualdad de género en la selección de candidatos/as.

De acuerdo con el párrafo F. del artículo 44 de las Normas Generales, los idiomas oficiales de la Organización son español, francés, inglés y portugués. Ningún candidato para un puesto en la Secretaría General sujeto al requisito de concurso será contratado sin haber aprobado exámenes administrados por el DHR mediante los que se compruebe su dominio de por lo menos dos de los idiomas oficiales. No obstante, i. Cualquier candidato, incluyendo miembros del personal cuyo idioma materno sea uno de esos cuatro idiomas se le requerirá únicamente que apruebe un examen en uno de los otros idiomas; ii. Las personas que soliciten los puestos de nivel G-1 y G-2 en la sede y de chofer/oficinista en el nivel G-3 en aquellas Oficinas de la Secretaría General de los Estados Miembros en donde el requisito de dominio de idiomas se restrinja indebidamente el reclutamiento de personal calificado, estarán exentos de este requisito mientras ocupen los cargos mencionados. Posteriormente, a efecto de ser elegibles para competir por un puesto superior, cualquier miembro del personal que se haya beneficiado de están exención debe demostrar su dominio de un segundo idioma oficial de la Organización; y iii. Aquella persona que haya sido seleccionada como el mejor candidato podrá obtener un contrato a término fijo, el cual se dará por terminado en caso que no haya aprobado el examen de idiomas requerido dentro de los treinta y seis meses posteriores a la fecha de nombramiento.

Tenga en cuenta que la edad de jubilación obligatoria para los funcionarios de la Secretaría General de la OEA es de 65 años.

Beneficios:

• Vacaciones anuales: 21 días a partir del 1er año. Aumentan a 30 días en un plazo de 5 años.

• Licencia por enfermedad y Licencia por paternidad.

• Seguro de Salud y Vida: OAS paga 2/3 de la prima de salud, 100% de seguro de vida

• Planes de Pensiones: OAS aporta el 14% de la remuneración pensionable al Plan de Jubilaciones y Pensiones. El personal contribuye con el 7%.