Asociado/a de Contrataciones, LSC-7, La Paz

La posición: 

Bajo la orientación general del Representante y la supervisión directa del Gerente de Operaciones, el/la Asociado/a de Contrataciones asegura el uso adecuado, transparente y efectivo de los recursos del UNFPA y de los socios externos. El/la titular es responsable de gestionar y salvaguardar la integridad de las políticas, procedimientos y prácticas de adquisición del UNFPA. 

Asimismo, presta servicios de calidad a clientes internos y externos, dominando las normas y directrices corporativas con un enfoque orientado al cliente y centrado en resultados, brindando apoyo y orientación a la Oficina de País. 

Cómo puede marcar la diferencia:  

El UNFPA es el organismo principal de las Naciones Unidas encargado de lograr un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes alcancen su pleno potencial. El plan estratégico del UNFPA se centra en cuatro resultados: poner fin a las muertes maternas evitables, satisfacer las necesidades no cubiertas en materia de planificación familiar y anticoncepción, acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas, y adaptarse al cambio demográfico mediante políticas con base empírica y basadas en derechos. En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defiende con valentía y plena convicción. 

En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción. 

El UNFPA busca candidatos/as que transformen, inspiren y obtengan resultados sostenidos y de gran impacto, y que garanticen unas relaciones externas, una comunicación, una creación de alianzas y una movilización de recursos eficaces en un panorama de desarrollo y financiación en rápida evolución. Necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se le confían y comprometido con la excelencia en los resultados de los programas.

Objetivo del trabajo: 

El/la Asociado/a de Contrataciones tiene como objetivo principal garantizar la gestión eficiente, transparente y oportuna de los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios requeridos por la Oficina País, asegurando el estricto cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos corporativos del UNFPA. El/la titular del puesto actúa como un socio estratégico para las áreas programáticas y de operaciones, facilitando la ejecución de los recursos del séptimo ciclo del Programa País bajo principios de costo-eficiencia y "valor por dinero". Asimismo, es responsable de asegurar la integridad de la cadena de suministro, incluyendo compras internacionales a través del SCMU, brindar asesoramiento técnico especializado al personal y fortalecer las capacidades de gestión de los Socios Implementadores en aspectos relacionados a adquisiciones. 

Actividades principales/Resultados esperados:  

El/la Asociado/a de Contrataciones será responsable de las siguientes actividades: 

A. Gestión de las adquisiciones:

• Planificación: Preparar y consolidar el Plan de Adquisiciones anual basándose en la revisión de todos los Planes de Trabajo Anuales (AWP), supervisando su ejecución para asegurar la entrega económica y oportuna de las contrataciones definidas. 
• Asesoramiento técnico: Servir de enlace con el Equipo de Alta Gerencia y los/as Oficiales de Programas (y contrapartes gubernamentales/ONG cuando sea necesario) para definir especificaciones técnicas precisas y acordar las modalidades de contratación más efectivas y eficientes, incluida la planificación de adquisiciones. 
• Ejecución de procesos: Revisar los requerimientos de contratación de servicios y compra de bienes, e iniciar los procedimientos de licitación y adquisición de equipos, suministros y servicios, de manera transparente y costo-eficiente, recomendando las decisiones de adjudicación pertinentes. Monitorear los procesos realizados por los/as Asistentes de Programas, incluida la asignación de procesos. 
• Gestión de proveedores: Mantener una lista (roster/base de datos) actualizada de proveedores. Desarrollar relaciones sólidas con proveedores, asegurando que las evaluaciones de desempeño se completen correctamente y a tiempo. 
• Control y seguimiento: Proporcionar actualizaciones periódicas sobre los plazos de entrega. Asegurar que las evaluaciones de los proveedores de servicios se completen de manera correcta y oportuna, y que se implementen las acciones de seguimiento asociadas. 
• Cumplimiento normativo: Monitorear y evaluar la efectividad de los procesos de adquisición en la Oficina de País, asegurando el estricto cumplimiento de las políticas y procedimientos del UNFPA. 
• Gestión documental: Mantener archivos completos y actualizados (físicos y digitales) de todos los procesos de contratación. 
• Coordinación interagencial: Establecer y mantener relaciones laborales con colegas técnicos y de adquisiciones en otras agencias de la ONU, con foco en implementar las mejores prácticas de otras Agencias, Fondos y Programas. 
• Integrar criterios de sostenibilidad y de gestión de riesgos en las especificaciones técnicas y la evaluación de ofertas. 

B. Compras internacionales y gestión con el SCMU: 

• Gestión de procesos: Iniciar y gestionar los procesos de adquisición internacional de insumos y equipamiento a través de la Unidad de Gestión de la Cadena de Suministro (SCMU). Esto incluye coordinar estrechamente con las áreas programáticas la elaboración precisa de especificaciones técnicas, cronogramas de entrega y preselección de proveedores, asegurando la alineación con el catálogo de productos disponible en la plataforma Quantum. 
• Elaboración de requisiciones: Elaborar y registrar las requisiciones de compra en Quantum, garantizando la validación previa de necesidades y disponibilidad presupuestaria en coordinación con los responsables en programas.
• Monitoreo de aprobaciones: Realizar el seguimiento del flujo de aprobación de las Órdenes de Compra por parte del SCMU, asegurando que se cumplan los tiempos de procesamiento para evitar retrasos.

C. Fortalecimiento de capacidades: 

• Brindar asistencia técnica y capacitación a los Socios Implementadores (IPs) en aspectos relacionados con la gestión de adquisiciones, logística y contrataciones con terceros, cuando sea requerido por programas.
• Proporcionar información, asesoramiento técnico y orientación sobre todos los aspectos de las adquisiciones, las actividades, los procesos y los procedimientos de adquisición en relación con las prácticas del UNFPA, sirviendo de enlace y asesorando sobre las mejores prácticas, según sea necesario, tanto a nivel interno como con las partes interesadas externas. 
• Mantener al personal de la Oficina País al corriente de las últimas novedades en materia de políticas y procedimientos de contrataciones. 
• Promover el desarrollo de la capacidad local en materia de adquisiciones y logística. Diseñar y elaborar planes de estudio y materiales para la formación en materia de adquisiciones y logística, e impartir dicha formación.
• Intercambiar información pertinente y mantener una línea de comunicación abierta con sus colegas y su supervisor/a. 
• Participar activamente en las reuniones de la Oficina País y del área de Operaciones.

D. Apoyo administrativo y sistemas:

• Cumplir el rol de "Comprador" en el sistema de gestión empresarial (Quantum) y gestionar las funciones relacionadas con la creación de órdenes de compra, órdenes de servicio y gestión de proveedores. 
• Asegurar la finalización oportuna de todos los requisitos administrativos de cierre de compras. 
• Verificar que todas las requisiciones y Órdenes de Compra hayan sido aprobadas en el sistema de gestión empresarial y eliminar aquellas que no correspondan. 

Cualificaciones y Experiencia: 

Educación:  

• Se requiere contar con Título Universitario (Licenciatura) en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Economía, Derecho o ramas afines. 
• Certificación o cursos especializados en contrataciones serán valorados. 

Conocimientos y Experiencia:  

• Mínimo de 7 años de experiencia laboral relacionada. 
• Mínimo 5 años de experiencia laboral relevante en el área de adquisiciones. 
• Experiencia específica en la gestión exitosa de procesos de licitación complejos para bienes y servicios, es altamente deseable. 
• Experiencia previa en el Sistema de Naciones Unidas o en organismos internacionales, conocimiento de las normas y procedimientos de adquisiciones del PNUD/UNFPA, son altamente deseables. 
• Experiencia en el uso de sistemas ERP (como PeopleSoft, Oracle, Quantum) y excelente manejo de MS Office (especialmente Excel para análisis de datos). 
• Es altamente deseable tener experiencia trabajando en equipo y liderando proyectos de equipo. 

Idiomas:   

• Excelente dominio del idioma español, incluidas, habilidades de redacción y comunicación efectiva. 
• Conocimientos del idioma inglés para trabajar.  

Competencias requeridas: 

Valores:  

• Integridad.
• Compromiso con UNFPA y con el Sistema de Naciones Unidas.
• Diversidad cultural.
• Aceptación del cambio.

Competencias básicas:  

•  Integridad y compromiso con el mandato del UNFPA.
• Rendición de cuentas.
• Desarrollo y aplicación de experiencia profesional.
• Trabajo de equipo.
• Autocontrol y relaciones interpersonales.
• Comunicación para el impacto.

Competencias funcionales

• Capacidad para gestionar múltiples tareas bajo presión.
• Orientación al cliente y habilidades de negociación.
• Gestión de documentos e informes.
• Construcción de alianzas estratégicas.
• Promoción global de las prioridades organizacionales.
• Creación de visibilidad para la organización.
• Fomentar la innovación y el empoderamiento.
• Gestión basada en resultados. 

Compensation and Benefits:

This position offers an attractive remuneration package including leave days, health insurance and additional remuneration for pensions and social security obligations.

UNFPA Work Environment:

UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here to learn more.

Disclaimer:

Selection and engagement of LSC personnel may be subject to background and reference checks, medical clearance and other administrative requirements. 

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or selection process and does not concern itself with information on applicants' bank accounts.