Asistente Ejecutivo

Buscamos una Asistente Ejecutiva excepcional en Bolivia para apoyar directamente a la Gerencia General en la organización, coordinación y ejecución diaria de tareas administrativas, financieras y de soporte estratégico. Este rol es esencial para optimizar el tiempo, la comunicación y los procesos de una jefatura dinámica y con múltiples frentes de trabajo.

Responsabilidades Principales

Gestión Organizativa y de Agenda

• Planificación, organización y priorización del calendario del Gerente General, asegurando la coordinación eficiente de reuniones, viajes y compromisos.
• Seguimiento puntual de tareas, compromisos y proyectos, garantizando el cumplimiento de plazos y recordatorios.
• Organización de la información clave para cada reunión (briefs, documentos, minutas y presentaciones).
• Filtro y gestión del flujo de comunicaciones internas y externas, priorizando lo urgente y relevante.

Gestión Financiera y Administrativa

• Apoyo en tareas contables y financieras básicas: control de gastos, conciliaciones bancarias, elaboración de reportes y coordinación con el área contable o asesores externos.
• Preparación y mantenimiento de registros financieros organizados, asegurando su actualización y confidencialidad.
• Revisión y orden documental de contratos, presupuestos y documentación legal.

Soporte Ejecutivo y Documental

• Redacción y mejora de documentos corporativos (informes, presentaciones, correos ejecutivos).
• Coordinación logística de reuniones, eventos o viajes nacionales e internacionales.
• Gestión de información confidencial de la empresa y del equipo ejecutivo con absoluta discreción.

Gestión Digital y Herramientas Tecnológicas

• Manejo de software de oficina (Excel, Word, PowerPoint, Canva) y plataformas de productividad (Teams, OneDrive, Google Calendar).
• Uso de herramientas de inteligencia artificial (ChatGPT o similares) para redacción, organización de información y automatización de tareas administrativas.
• Creación de reportes automatizados, resúmenes ejecutivos y bases de datos actualizadas.

Requisitos

Formación Académica

• Licenciatura en Administración, Finanzas, Economía, Comunicación Empresarial o carreras afines (deseable).
• Se valorarán perfiles sin título formal con sólida experiencia administrativa y organizativa comprobable.

Experiencia Profesional

• Mínimo 3 años en roles de asistencia ejecutiva, coordinación administrativa o secretariado de alta dirección.
• Experiencia manejando agendas complejas y coordinación de múltiples áreas o directivos.

Habilidades Técnicas

• Excel intermedio/avanzado (manejo de macros, tablas dinámicas, reportes).
• Word y PowerPoint (elaboración de documentos profesionales y presentaciones ejecutivas).
• Software contable básico (DualBiz, SAP, Xero o similar).
• Canva y herramientas IA (para generación de reportes visuales y automatización de tareas).
• Manejo de calendarios digitales, videollamadas y coordinación por herramientas colaborativas.

Habilidades Personales

• Altamente organizada, meticulosa y proactiva.
• Capacidad para estructurar información, anticiparse a necesidades y priorizar bajo presión.
• Excelente comunicación escrita y verbal.
• Confidencialidad, criterio y atención al detalle.
• Inglés intermedio para comunicaciones con contactos internacionales.

Requisitos Logísticos

• Movilidad propia (auto).
• Disponibilidad para asistir a reuniones o eventos fuera del horario de oficina si es necesario.